WISLAH MALAYSIA – Artikel bertajuk “Format dan Contoh Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib” ini mengandungi panduan lengkap mengenai surat tunjuk sebab, sebuah dokumen penting dalam pengurusan sumber manusia. Surat ini berfungsi sebagai notis rasmi kepada pekerja yang didapati melanggar peraturan syarikat, memberi peluang kepada mereka untuk memberikan penjelasan dan pembelaan.
Artikel ini akan membincangkan maksud surat tunjuk sebab, format yang betul, serta contoh-contoh surat tunjuk sebab bagi pelbagai kesalahan tata tertib. Dengan memahami kandungan artikel ini, majikan dan pekerja dapat mengendalikan isu disiplin dengan lebih profesional dan berkesan.
A. Maksud Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib
Surat tunjuk sebab kesalahan tata tertib adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja yang didapati melanggar peraturan atau etika kerja syarikat. Tujuan utama surat ini adalah:
- Memberitahu pekerja tentang kesalahan yang dilakukan: Surat ini menjelaskan secara terperinci jenis kesalahan yang dilakukan, tarikh kejadian, dan bukti-bukti yang menyokong tuduhan tersebut.
- Memberi peluang kepada pekerja untuk memberikan penjelasan: Pekerja diberi tempoh tertentu untuk menjawab surat tunjuk sebab, menjelaskan sebab-sebab di sebalik tindakan mereka, dan memberikan bukti-bukti yang menyokong penjelasan tersebut.
- Melindungi hak pekerja dan majikan: Surat ini menjadi rekod rasmi tindakan disiplin yang diambil, melindungi hak kedua-dua pihak jika berlaku pertikaian di kemudian hari.
- Baca Juga: Surat Beranak Melintang
- Baca Juga: Format dan Contoh Surat Pengesahan Pekerja
- Baca Juga: Cara Hantar Resume Melalui Email Bahasa Melayu yang Betul
B. Format Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib
Format surat tunjuk sebab umumnya mengandungi elemen-elemen berikut:
- Kepala Surat: Nama dan alamat syarikat, logo syarikat (jika ada).
- Rujukan Surat: Nombor rujukan surat untuk pengurusan rekod.
- Tarikh Surat: Tarikh surat dikeluarkan.
- Nama dan Alamat Pekerja: Maklumat peribadi pekerja yang ditujukan surat.
- Tajuk Surat: “Surat Tunjuk Sebab” atau tajuk yang serupa.
- Pendahuluan: Penerangan ringkas mengenai tujuan surat.
- Perincian Kesalahan: Penjelasan terperinci tentang kesalahan yang dilakukan, termasuk tarikh, masa, lokasi, dan keterangan saksi (jika ada).
- Rujukan Peraturan: Rujukan kepada peraturan syarikat yang telah dilanggar.
- Tempoh Jawapan: Tempoh masa yang diberikan kepada pekerja untuk menjawab surat tunjuk sebab.
- Amaran: Peringatan tentang tindakan disiplin yang mungkin diambil jika penjelasan pekerja tidak memuaskan.
- Tandatangan: Tandatangan dan nama jelas wakil majikan yang mengeluarkan surat.
- Baca Juga: Format dan Contoh Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib
- Baca Juga: 5 Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah yang Ringkas
C. Contoh 1: Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib (Lewat Datang Kerja)
[Kepala Surat Syarikat]
Rujukan: [Nombor Rujukan]
Tarikh: [Tarikh Surat]
[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]
SURAT TUNJUK SEBAB
Tuan/Puan,
Merujuk kepada perkara di atas, pihak syarikat ingin menarik perhatian tuan/puan mengenai masalah kehadiran tuan/puan yang tidak memuaskan.
Berdasarkan rekod kehadiran, tuan/puan telah lewat datang kerja sebanyak [jumlah kali] kali dalam tempoh [tempoh masa]. Kejadian terbaru berlaku pada [tarikh] di mana tuan/puan lewat selama [tempoh masa].
Tindakan tuan/puan ini telah melanggar peraturan syarikat seperti yang termaktub dalam [rujukan peraturan].
Sehubungan dengan itu, tuan/puan diminta untuk memberikan penjelasan secara bertulis mengenai sebab-sebab kelewatan tersebut dalam tempoh [tempoh masa] hari dari tarikh surat ini.
Kegagalan tuan/puan memberikan penjelasan yang memuaskan boleh mengakibatkan tindakan tatatertib diambil terhadap tuan/puan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama dan Tandatangan Wakil Majikan]
[Jawatan Wakil Majikan]
- Baca Juga: 4 Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Kereta Terpakai
- Baca Juga: 3 Contoh Surat Akuan Bujang Dari Majikan
D. Contoh 2: Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib (Salah Laku)
[Kepala Surat Syarikat]
Rujukan: [Nombor Rujukan]
Tarikh: [Tarikh Surat]
[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]
SURAT TUNJUK SEBAB
Tuan/Puan,
Merujuk kepada perkara di atas, pihak syarikat telah menerima aduan mengenai salah laku yang dilakukan oleh tuan/puan pada [tarikh] di [lokasi].
Tuan/puan didakwa telah [perincian salah laku]. Tindakan tuan/puan ini telah melanggar peraturan syarikat seperti yang termaktub dalam [rujukan peraturan].
Sehubungan dengan itu, tuan/puan diminta untuk memberikan penjelasan secara bertulis mengenai kejadian tersebut dalam tempoh [tempoh masa] hari dari tarikh surat ini.
Kegagalan tuan/puan memberikan penjelasan yang memuaskan boleh mengakibatkan tindakan tatatertib diambil terhadap tuan/puan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama dan Tandatangan Wakil Majikan]
[Jawatan Wakil Majikan]
Penutup:
Surat tunjuk sebab merupakan alat penting dalam memastikan persekitaran kerja yang produktif dan harmoni. Dengan memahami format dan contoh-contoh yang diberikan, majikan dapat menguruskan isu disiplin dengan lebih adil dan telus, manakala pekerja dapat memahami hak dan tanggungjawab mereka dalam mematuhi peraturan syarikat.
