Contoh Surat Resmi, Pengertian, Contoh, Struktur, Ciri, Fungsi dan Tujuan

Contoh Surat Resmi, Pengertian, Contoh, Struktur, Ciri, Fungsi dan Tujuan

Contoh Surat Resmi | Pengertian Surat Resmi | Contoh Surat Resmi | Struktur Surat Resmi | Ciri Surat Resmi | Fungsi Surat Resmi | Tujuan Surat Resmi |

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi.

Contoh Surat Resmi

PANITIA PEMUNGUTAN SUARA PEMILIHAN KUWU SINDANGMEKAR KECAMATAN DUKUPUNTANG KABUPATEN CIREBON Jl. Mangga No. 03 Desa Sindangmekar Kec Dukupuntang Kab Cirebon Kode Pos 45652. No. Hp. 087822205280/085314716322
Nomor:03/X/PPS/2021 Sindangmekar, 16 Oktober 2021
Sifat:Penting Kepada Yth.     ……………………………………………
Lampiran:1 (Satu) Lembar  
    Di
Perihal:Undangan TEMPAT

Berdasarkan Peraturan Bupati Cirebon Nomor 74 Tahun 2021 tentang Tata Cara Pemilihan Kuwu dan Keputusan Bupati Cirebon Nomor 141/Kep.358-DPMD/2021 Tanggal 22 Juli 2021 tentang Jadwal Tahapan Pemilihan Kuwu Serentak Di Kabupaten Cirebon Tahun 2021.


Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Panitia Pemungutan Suara (PPS) Sindangmekar mengundang Bapak/Ibu untuk Hadir pada :

Hari:Senin
Tanggal:18 Oktober 2021
Waktu:14.30 WIB – Selesai
Tempat:Balai Desa Sindangmekar
Agenda:Deklarasi Pilwu Damai

Mengingat pentingnya kegiatan tersebut, khusus calon kuwu diwajibkan hadir, perlu kami sampaikan untuk para undangan agar tetap memperhatikan protokol kesehatan Covid-19 dengan menggunakan masker.

Demikian undangan ini kami buat, atas partisipasi dan kerjasamanya kami haturkan terimakasih.

 Panitia Pemungutan Suara Ketua,        


Yusuf Sahudin, SH., S.Pd.I

Tembusan :

  1. Yth. Ketua BPD Sindangmekar
  2. Arsip

Struktur Surat Resmi

Kepala Surat atau Kop Surat

Kepala Surat atau dikenal dengan nama kop surat ini, merupakan bagian kop surat yang terdiri dari data informasi mengenai si pengirim seperti logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon dan email instansi atau lembaga.

Nomor Surat

Nomor surat sendiri yaitu nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu (bulan ataupun tahun).

Tanggal Surat

Tanggal surat merupakan hal yang wajib untuk dituliskan pada surat. Pada bagian ini akan memberitahukan kapan surat tersebut dibuat untuk pihak penerima, jadi hal tersebut sangat penting.


Lampiran

Lampiran atau hal, yaitu dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi apabila memungkinkan ada dokumen tersebut.

Alamat Tujuan

Alamat tujuan merupakan bagian yang harus diperhatikan baik-baik. Pada alamat tujuan ini secara umum ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian sampul surat ditulis secara lengkap.

Salam Pembuka

Bagian Salam Pembuka merupakan kata pembuka dalam surat yang umumnya dituliskan secara baku dan formal dengan menggunakan bahasa yang sopan, jelas dan mudah dimengerti.

Isi Surat

Isi surat merupakan salah satu bagian yang perlu dicermati secara saksama. Pada bagian isi surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju oleh pihak pengirim ke pihak penerima. Penggunaan bahasa dalam isi surat harus tepat dan benar. Maksud dalam tujuannya harus jelas, singkat dan padat, tanpa bertele-tele dan sebagainya.

Salam Penutup

Salam penutup, merupakan tanda kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat. Salam penutup biasanya ditulis secara singkat, jelas dan padat. Secara umum hanya beberapa kalimat saja dalam mengucapkan salam penutup.

Tanda Tangan

Tanda tangan pihak pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab dalam informasi dalam surat tersebut yang menyertakan nama lengkap dan tanda tangan pengirim.

Tembusan

Pada bagian akhir adalah tembusan yang dapat dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain. Secara umum seperti duplikat atau menggandakan surat resmi tersebut.

Ciri Surat Resmi

  • Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan.
  • Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.
  • Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa eksplisit.
  • Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented block.
  • Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Bagian-bagian surat resmi di dalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.
  • Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.
  • Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.

Fungsi Surat Resmi

  • Sebagai sebuah sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan dari salah satu pihak terhadap pihak lainnya, contohnya penyampaian suatu gagasan atau pemikiran.
  • Surat resmi bisa berfungsi sebagai sebuah bukti tertulis yang cukup otentik dalam bentuk suatu dokumen di mana isi di dalam surat itu bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
  • Sebagai panduan kerja dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan di mana surat resmi ini berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk suatu pekerjaan tertentu.
  • Sebagai sarana untuk pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan, lembaga, maupun organisasi. Karena itulah surat resmi ini perlu untuk didokumentasikan supaya dapat dipakai sebagai data di lain hari.
  • Menjadi bukti historis dan juga bukti kronologis.

Tujuan Surat Resmi

Untuk menyampaikan keperluan berupa pemberitahuan, suatu izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya kepada staf lembaga maupun instansi yang terkait. Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai format tertentu secara resmi dengan memakai bahasa yang baku.

Related posts